Haben Mitarbeiter oder Firmeninhaber die Möglichkeit, einen Dienstwagen auch außerhalb der Dienstzeit für private Fahrten zu nutzen, entscheiden sich viele Unternehmen zur Dokumentation der Fahrzeugverwendung für das Führen eines Fahrtenbuchs. Was man darüber wissen sollte, wie man ein solches Fahrtenbuch korrekt führt und welche technischen Möglichkeiten es gibt, das fasst unser Ratgeber zusammen.
Wann ist ein Fahrtenbuch sinnvoll oder vorgeschrieben?
Wird ein Firmenwagen auch zu privaten Zwecken genutzt, muss diese Nutzung versteuert werden. Um eine klare Trennung der betrieblichen und privaten Nutzung dokumentieren zu können, wird in der Regel ein so genanntes Fahrtenbuch geführt. Darin ist unter anderem festgehalten, wann das Fahrzeug privat und wann es geschäftlich in welchem Umfang genutzt wurde. Für die steuerliche Trennung beider Verwendungszwecke kann alternativ auch die so genannte 1%-Regel angewandt werden. Sie ist jedoch in einigen Fällen nicht die wirtschaftlich sinnvollste Lösung.
Das gilt besonders dann, wenn das Fahrzeug einen hohen Neupreis hat, die Entfernung zwischen Wohnort und Arbeitsstätte sehr groß ist, das Fahrzeug komplett abgeschrieben oder es nur sehr selten für private Fahrten genutzt wird. Gerade in diesen Fällen sollte ein Fahrtenbuch geführt werden, da die 1%-Regelung deutlich teurer wäre. Verpflichtet sind Unternehmen, Freiberufler und Selbstständige übrigens nicht zum Führen eines Fahrtenbuchs. Sie müssen lediglich plausibel darlegen können, in welchem Umfang ein betriebliches Fahrzeug privat genutzt wurde. Ohne sorgfältig geführtes Fahrtenbuch fällt das jedoch oft schwer. In Einzelfällen ist es zudem zulässig, dass nach § 31a StVZO das Führen eines Fahrtenbuchs angeordnet wird.
So führt man ein Fahrtenbuch richtig
Mustervorlagen für ein Fahrtenbuch gibt es von Seiten des Finanzamtes nicht. Allerdings bestehen einige Vorgaben zur ordnungsmäßigen Form und korrekten Dokumentation im Fahrtenbuch. Der sicherlich wichtigste Aspekt dabei ist die Unterscheidung der einzelnen Fahrten nach ihrem Zweck. Neben dienstlichen Fahrten gibt es außerdem rein private Fahrten und so genannte Mischfahrten wie die Fahrt vom Wohnort zum Arbeitsplatz oder Familienheimfahrten, die vom Zweitwohnsitz zum Erstwohnsitz erfolgen.
Wichtige Inhalte im Fahrtenbuch
Bei dienstlichen Fahrten müssen in einem Fahrtenbuch Adressangaben zum Start- und Zielpunkt und dem Datum der Fahrt gemacht werden. Darüber hinaus müssen der vollständige Name des Fahrers, die Kilometerstände, der Zweck der Fahrt und gegebenenfalls Angaben zu erforderlichen Umwegen gemacht werden. Bei privaten Fahrten mit dem Dienstwagen entfällt die Notwendigkeit einer Angabe zum Zweck der Fahrt.
Geltende Anforderungen
Neben den inhaltlichen Notwendigkeiten gibt es zum Führen eines Fahrtenbuchs weitere Anforderungen. Diese beziehen sich beispielsweise darauf, dass es unveränderbar sein muss. Wer ein Fahrtenbuch handschriftlich führt, der muss dazu ein gebundenes Buch mit festen Seiten verwenden und Leerzeilen oder leere Seiten vermeiden. Bei elektronischen Fahrtenbüchern muss die Programmierung nachträgliche Änderungen an Einträgen unmöglich machen. Zudem ist eine Fahrt unverzüglich nach deren Abschluss in das Fahrtenbuch einzutragen und muss ausreichend detailreich sein.
Fahrtenbuch handschriftlich oder elektronisch führen?
Das Finanzamt macht keine Vorgabe dazu, ob ein Fahrtenbuch handschriftlich oder elektronisch geführt wird. Bei Einhaltung aller Vorgaben werden beide Formen akzeptiert. Allerdings bietet ein elektronisches Fahrtenbuch im Alltag zahlreiche Vorteile wie eine Zeitersparnis, eine geringere Fehleranfälligkeit und einfachere Handhabung. Möglich ist das Führen eines elektronischen Fahrtenbuchs auf verschiedene Weise. Es kann im Auto installiert sein, was meistens als Einbindung in das Navigationssystem erfolgt und von einigen Herstellern als Sonderausstattung angeboten wird. Außerdem ist das Führen von Fahrzeugbüchern auch per App möglich.
Nach dem Protokollieren von Fahrten erfolgt die Datenübermittlung an eine Software. Eine automatische Aufzeichnung aller getätigten Fahrten ist mittels Fahrtenbuch-Stecker im Fußraum des Wagens möglich. Zusätzliche Angaben zum Zweck der Fahrt können anschließend per App auf mobilen Geräten oder per Software am stationären PC getätigt werden. Welche Form im Einzelfall die praktischste Lösung ist, hängt vor allem von der Verwendung des Dienstwagens und den technischen Voraussetzungen ab.
