Die Auftragsabwicklung gehört in einem Unternehmen zu den wichtigsten Aufgaben des Tagesgeschäfts. Wie sich diese effizienter, weniger fehleranfällig und kundenfreundlicher gestalten lässt, darüber berichten wir in diesem Artikel.
Was bedeutet Auftragsabwicklung?
Mit dem Begriff Auftragsabwicklung sind jene administrativen Tätigkeiten innerhalb eines Unternehmens zusammengefasst, welche von der Kundenanfrage bis hin zur Rechnungserstellung nach erledigtem Auftrag notwendig sind. Hierbei lassen sich zwei wichtige Prozesse unterscheiden: die Angebotserstellung und die Auftragsbearbeitung. Im Rahmen der Angebotserstellung wird nach Anfrage eines Kunden ein auf seine Bedürfnisse abgestimmtes Angebot erstellt. Die spätere Auftragsbearbeitung umfasst je nach Art des Auftrags beispielsweise die Bonitätsprüfung des Kunden, die Disposition von Materialien, die Planung der erforderlichen Arbeitsschritte, die Erstellung von Versanddokumente und die Bearbeitung möglicher Kundenreaktionen.
Mit moderner Software können Unternehmen die Rechnungsstellung und Auftragsabwicklung selbst erledigen und besonders effizient gestalten. Vor allem eine geringe Fehleranfälligkeit, die mögliche Zeiteinsparung, damit verbundene Kostenreduktion und bessere Planbarkeit sprechen für den Einsatz moderner Softwarelösungen für die Auftragsabwicklung in Unternehmen.
Warum ist eine effiziente Auftragsabwicklung wichtig?
Die Effizienz der Auftragsabwicklung gilt für ein Unternehmen als wichtiger Erfolgsfaktor und das sowohl bei kleinen und mittelständischen als auch bei großen Unternehmen jeder Branche. Bereits Start-ups sollten daher der Planung und Vorbereitung einer organisierten Auftragsabwicklung eine entsprechende Gewichtung beim Unternehmensaufbau einräumen. Die Zufriedenheit von Kunden entscheidet maßgeblich darüber, ob diese zu Stammkunden werden oder einmalige Kunden bleiben. Um diese Zufriedenheit sicherzustellen, sollte die Auftragsbearbeitung fehlerfrei, innerhalb kürzester Zeit und wenn erforderlich im intensiven Austausch mit dem Kunden erfolgen.
Dazu ist ein gewisser Workflow unverzichtbar, welcher beispielsweise durch den Einsatz moderner Softwarelösungen in einem Unternehmen etabliert wird. Zufriedene Kunden werden bei erneutem Bedarf wieder auf jene Unternehmen zukommen, mit denen sie bereits gute Erfahrungen gemacht haben. Außerdem sind sie nicht selten bereit, eine positive Bewertung abzugeben. Wie wichtig diese inzwischen für Unternehmen sind, dürfte hinlänglich bekannt sein.
Ein weiterer Aspekt, welcher sich durch eine professionelle Auftragsabwicklung bedienen lässt, ist die Steigerung der Effizienz interner Abläufe. Planerische Aufgaben, die Erstellung von Angeboten und Rechnungen erfordern einen personellen Einsatz und sind daher direkt mit den Personalkosten eines Unternehmens verbunden. Lassen sich einzelne Aufgaben automatisch erledigen, spart das wertvolle Arbeitszeit und kann dadurch zur Senkung von Personalkosten beitragen. Gleichzeitig können sich qualifizierte Mitarbeiter durch den geringeren Arbeitsaufwand bei der Auftragsabwicklung anderen Aufgaben innerhalb des Unternehmens widmen, für die ihre Qualifikation unverzichtbar ist.
Außerdem ist auch die Disposition von Materialien ein Kostenfaktor innerhalb des Unternehmens. Verzögerungen bei der Materialbereitstellung können zu hohen Mehrkosten bei der Produktion und dem Versand führen. Gleichzeitig verursachen Materialien und Produkte Lagerkosten, welche sich durch ein professionelles Warenmanagement reduzieren lassen. Direkt oder indirekt wirkt sich die Auftragsabwicklung also auf die Wettbewerbsfähigkeit und das Wachstumspotenzial eines Unternehmens aus.
