Ein wichtiger Aspekt beim Organisieren einer Party ist die Unterhaltung der Gäste, denn nur so kommt es schnell zu einer ausgelassenen Partystimmung. Dabei ist es ganz egal ob die Feier in München, Hamburg oder Berlin stattfindet. Wie das gelingt und was man bei der Planung nicht aus dem Blick verlieren sollte, das zählt unser Ratgeber für alle Gastgeber auf.
Partyplanung: Musik-Entertainment für die Gäste
Egal ob privat eine große Feier mit Familie, Freunden, Kollegen und Geschäftspartnern gefeiert werden soll oder ein betriebliches Fest in der Planung ist, Unterhaltung für die Gäste ist in jedem Fall ein unverzichtbarer Aspekt bei der Eventvorbereitung. Musik ist dabei ein fester Bestandteil, denn spätestens zu fortgeschrittener Stunde eines Events möchte ein Großteil der Gäste ausgelassen feiern und tanzen. Hierzu kann man zum Beispiel einen DJ plus Saxophonist buchen und den Entertainmentprofis aus München die musikalische Gestaltung des Abends überlassen. Ergänzend zur musikalischen Grundunterhaltung lassen sich zudem weitere Künstler für kurze Auftritte engagieren.
Dabei kann es sich um Musiker, Comedians, Artisten, Tänzer und vieles mehr handeln. Wichtig bei der Auswahl von Künstlern ist jedoch, dass die Location der Feier eine Auftrittsmöglichkeit bietet. Feuerkünstler und Feuerwerksspezialisten beispielsweise können aus Gründen des Brandschutzes in den meisten Fällen nur bei Outdoor-Veranstaltungen auftreten, wohingegen eine Band eine technische Infrastruktur benötigt. Außerdem sollte die Kunstrichtung der ausgewählten Akteure zum Anlass der Feier und den Interessen der geladenen Gäste passen.
Rahmenprogramm für die Party aufstellen
Gerade wenn mehrere Künstler für ein Event gebucht werden, sollte vorab ein grober Zeitplan erstellt werden. Darin legt man nicht nur die Zeiten der Auftritte einzelner Künstler fest, sondern berücksichtigt auch die notwendigen Pausen in der Abendunterhaltung. So sollte beispielsweise während des Essens lediglich eine ruhige Hintergrundmusik gewählt werden, um keine unnötige Unruhe aufkommen zu lassen. Sofern anlässlich des Events Reden von Gastgeber oder besonderen Gästen geplant sind, finden diese in einem Zeitplan ebenfalls Berücksichtigung.
Bei privaten Feiern wie einer Hochzeit sollte man bei der Planung auch bedenken, dass möglicherweise einige Gäste selbst zur Unterhaltung beitragen möchten. Hierzu kann ebenfalls ein variables Zeitfenster eingeplant werden. Bei betrieblichen Feiern ist das in der Regel nicht erforderlich.
Die kleinen Gäste bei der Eventplanung nicht vergessen
Befinden sich unter den Partygästen auch Kinder, sollten sie bei der Planung der Unterhaltung gesondert berücksichtigt werden. Gerade Kindern wird auf Veranstaltungen schnell langweilig, wenn für sie kein kindgerechtes Beschäftigungsangebot vorliegt. Durch das Anmieten einer Hüpfburg, das Engagieren einer Kinderschminkerin, den Auftritt eines Clowns oder ein Angebot zur sportlichen Betätigung sind auch die kleinsten Partygäste bestens beschäftigt, gut unterhalten und ihre Eltern können die Feier entspannt genießen. Wichtig beim Auswählen des Kinderprogramms ist die Berücksichtigung des Alters der zum Fest geladenen Kinder. Lässt sich das nicht vorab einschätzen, sollten Attraktionen für unterschiedliche Altersgruppen geplant werden.
