Immer dann, wenn in einem Unternehmen, bei Selbstständigen und Freiberuflern gerade niemand das Telefon bedient, werden potenzielle Kunden von einem Anrufbeantworter empfangen. Je professioneller diese Ansage ausfällt, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass der Kunde seine Kontaktdaten hinterlässt oder zu einem späteren Zeitpunkt erneut anruft. Mit den nachfolgenden Tipps gelingt jedem Unternehmer eine professionelle Anrufbeantworter-Ansage.
Tipps zum Inhalt einer Anrufbeantworter-Ansage
Entscheidend für die Professionalität einer Anrufbeantworter-Ansage ist der gewählte Inhalt. Er sollte kurz und bündig genau die Informationen enthalten, die für den Anrufer wirklich relevant sind. Nach einer Begrüßung des Anrufers sollte genannt werden, ab wann das Unternehmen wieder telefonisch erreichbar ist. Bei längerer Abwesenheit ist es zudem sinnvoll, andere Kontaktmöglichkeiten wie eine E-Mail-Adresse oder ein Kontaktformular auf der Unternehmenswebsite zu nennen. Was ebenfalls unbedingt in einer professionellen Ansage enthalten sein und was darin nicht vorkommen sollte, darüber findet man hier mehr Informationen.
Entscheidend ist auch die Aktualität der Ansage. Sie sollte von Zeit zu Zeit auf ihre Richtigkeit überprüft und bei besonderen Anlässen wie Betriebsferien oder Feiertagsschließung einen aktuellen Text erhalten. Humoristische Inhalte hingegen sollten höchstens sehr fein dosiert und wohlüberlegt zum Einsatz kommen. In vielen Fällen ist Humor im Ansagetext auf dem Anrufbeantworter unpassend und könnte falsch verstanden werden. Grundsätzlich gilt: Je kürzer desto besser, denn eine Informationsflut ist für einen Anrufer nur schwer zu erfassen und führt nicht selten zu Frustration und dem Abbruch des Anrufs.
Weitere Tipps für professionelle AB-Ansagen
Neben dem Inhalt der Anrufbeantworter-Ansage spielt auch die Qualität der Aufnahme eine wichtige Rolle für einen professionellen Eindruck. Bestenfalls wird der AB von einem Mitarbeiter besprochen, der akzentfrei, ohne Dialekt und deutlich spricht. Das Sprechtempo sollte moderat ausfallen, damit der Anrufer alle Informationen erfassen kann. Unbedingt zu vermeiden ist eine monotone Sprechweise, denn diese verliert schnell das Interesse des Anrufers und kann gelangweilt oder genervt wirken. Stattdessen sollte man etwas Emotionalität in die eigene Stimme legen. Das gelingt besonders einfach, wenn man beim Aufnehmen der Ansage seine Mimik und Gestik einsetzt und im Stehen spricht.
Außerdem sollte die Ansage in einem ruhigen Raum ohne Hintergrundgeräusche aufgenommen werden. Dadurch ist der Text gut verständlich und wirkt professionell. Damit man bei der Aufnahme nicht den Faden verliert und ins Stottern gerät, kann man den Text vorab ausformuliert oder in Stichpunkten niederschreiben und zur Probe laut vorlesen. Das verleiht die nötige Routine und gibt mehr Sicherheit und Gelassenheit für die eigentliche Aufnahme.
Wer sich selbst mit dem Erstellen einer Anrufbeantworter-Ansage für das eigene Unternehmen überfordert fühlt, der kann die Hilfe professioneller Sprecher in Anspruch nehmen. Agenturen bieten nicht nur das Einsprechen von Ansagen durch erfahrene Sprecher, sondern auch das Erstellen der Sprechtexte nach Kundenvorgaben an.
